Telefon santralı,  genel olarak birçok telefonun bir merkeze bağlı olarak aralarında iletişim sürekliliğini sağlamak amacıyla geliştirilmiş olup gelen ve giden aramaları otomatik olarak yönlendiren telekomünikasyon sistemine verilen isimdir.
 Günümüzde telefon santralları, genellikle şirket içi iletişimin sağlanmasında kullanılmaktadır. Şirket bünyesinde santrala bağlı telefonlar aralarında dahili numaralarla (telefon kodları) ücretsiz iletişim sağlayabildikleri gibi dış hatlarla kolaylıkla görüşme yapabilmektedirler.
  
Telefon Santrallarının Çalışma Prensibi Nedir?
 Günümüzde yaygın olarak kullanılan elektronik telefon santralların özellikleri (otomatik telefon santralı) yer tasarrufu sağlar, güç tüketimi en az seviyededir, üretilmesi ve kullanımı kolay olup ekonomik ve hizmet ettiği kullanıcı sayısı maksimum düzeydedir. Telefon santralları hakkında teknik bilgi verecek olursak; telefon santralları genel olarak beş ana parçadan meydana gelmektedir;

·         Güç devresi

·         Ana kart

·         Abone kartı

·         Dış hat kartı

·         Besleme üniteleri 

Yaygın olarak kullanılan telefon santralları, isteğe göre programlanmış mikro işlemciler tarafından yönetilmektedir.
 
Telefon santralına gelen elektrik akımı, öncelikle santralın güç ünitesine ulaşmaktadır. Güç devresi bu elektrik akımını tüm santrala göndermektedir. Ana karta ulaşan elektrik akımı işlemciye iletilmektedir. Telefon santralının beyni konumundaki işlemci üzerinde santral ayarları, dahili numaralar vb. bilgiler bulunmaktadır.  İşlemci, soketlere bağlı olan telefonlara gerekli yönlendirmeyi yaparak çağrıyı gerçekleştirmektedir.
 
Telefon Santralı Üzerinden Nasıl Arama Yapılır?

·         Arama yapmak isteyen kullanıcının ahizeyi kaldırmasıyla birlikte işlemci kullanıcıya çevir sesi gönderir.

·         Kullanıcı, aramak istediği numarayı tuşlamasıyla abone kartına gelen sinyal, işlemciye iletilmektedir.

·         İşlemci, kullanıcının çevirmek istediği numarayı algılar ve aranan kişiye çaldırma sesi gönderir.

·         Aranan kişi çağrıyı cevapladığında işlemciye tekrar sinyal gider ve ortak alanda görüşme gerçekleştirilir.

Santral Çeşitleri Nelerdir?
Günümüzde yaygın olarak kullanılan telefon santrali çeşitleri; analog santral, IP santral ve sayısal (dijital) santrallardır.

Analog Telefon Santralı Nedir?
Analog santral; genellikle küçük ve orta ölçekli işletmelerde tercih edilen, iletişimi merkeze bağlı kablolar aracılığıyla sağlayan modüler bir sistemdir. Analog santrallar küçük ve orta ölçekli firmaların iç ve dış görüşmeleri bu santral üzerinden yönetilmektedir. Analog santrala bağlı kullanıcılar, dahili ve harici hatlara bağlanabilecekleri gibi bu işlemlerin istenildiği takdirde kısıtlanabilme imkanı da bulunabilmektedir.

Gelişen teknolojiyle birlikte analog santrallar da programlanabilir bir yapıda olup analog telefon santrallarının genel özelliklerini şöyle sıralayabiliriz;

·         Otomatik dış hat bekletme

·         Otomatik sistem kontrolü

·         Çağrı kısıtlama

·         Doğrudan aboneye erişim

·         Harici çağrı yönlendirme

·         En ucuz tarifeye yönlendirme (LCR)

·         Dış hat erişim grupları

·         Otomatik dış hat açma

·         Gece servisi

·         Paralel operatörler

·         Sistem parametrelerini raporlama

·         Elektrik kesintisinde dış hat-iç hat bağlama

·         Uzaktan programlama

·         Dahili abone grupları

·         Seri çağrı transferi

·         Sistem yetkilisi

·         Zaman ve tarife tabloları

·         MF/DP arama

·         Faks yönlendirme

IP Telefon Santralı Nedir?
IP santral; ses, görüntü vb. iletişim gereksinimlerini network (ağ) üzerinden ip protokolü ile ileten, yazılım tabanlı telekomünikasyon sistemidir.

IP Telefon Santralı Avantajları;

·         Yazılım tabanlı olduğundan bilgisayar, internet ve iletişim teknolojilerindeki gelişmelere kolaylıkla entegre edilebilecek yapıdadır.

·         Çok katılımcılı telefon görüşmesi (telekonferans) yapılabilir.

·         Analog telefon santrallarına göre daha verimli bant genişliği kapasitesi sağlar.

·         Network üzerinden çalışması nedeniyle aynı anda internet ve IP telefonlar kullanılabilir.

·         Günümüzde kullanılan analog santrallara göre çok düşük bir maliyete sahiptir.

·         Çok şubeli işletmeler arasında ücretsiz iletişim imkanı sunmaktadır.

·         Video IP telefonlar aracılığıyla görüntülü görüşme olanağı bulunmaktadır.

·         Bakımı basit olup kapasite artırımı, yönetimi ve entegrasyonu kolaydır.

·         Mobil cihaz aracılığıyla ip santrala bağlanıp arama gerçekleştirebilirsiniz.

Sayısal (Dijital) Telefon Santralı Nedir?
Dijital telefon santralı; genellikle kurum içi haberleşmede tercih edilen bir modüler sistemdir. Dijital telefon santralı ile kullanıcılara kullanımı kolay ve güçlü bir iletişim olanağı sunulmaktadır. Kurumların iletişim maliyetlerini düşürmesinin yanı sıra yüksek kalite de ses transferi sağlamaktadır.
Sayısal telefon santralları gelişen teknolojiyle birlikte değişime uğrayarak IP, internet telefonu gibi network tabanlı iletişim aletleri ile de kolaylıkla entegre olabilmektedir.

 

1-       KAPASİTE
Santral sistemlerinde(PBX) kapasite iç hat ve dış hat olmak üzere 2'ye ayrılır. İç hat kapasitesi, şirket içi iletişimi sağlayan abone sayısını; dış hat kapasitesi ise işletmelerin harici bağlantılarını kurmaya yarayan telefon hat sayısını anlatır.
Santral sistemi kurdurmadan yapmanız gereken ilk şey iç ve dış hat sayısının ne olması gerektiğini belirlemektir. Gelişmekte ve büyümekte olan bir işletmeye sahipseniz; kapasitenin genişletilebilir olmasına dikkat ediniz. Modüler genişleme özelliği sunan telefon santrallarının yanı sıra, IP  santral(IP PBX) sistemlerinde kapasite artırımı sistemlerin birbirine bağlanabilmesi sayesinde çok daha esnektir. Gelişmekte olan bir işletme için IP santral sistemlerinin tercih edilmesi önerilir.


2- LOKASYON
Eğer birden fazla lokasyonu olan bir şirketiniz varsa -şubeler, mağazalar, farklı bölgelerdeki ofisler gibi- bu lokasyonlar arasında ücretsiz konuşabilirsiniz. Bunun için IP köprüsü aracılığıyla(VoIP) ücretsiz görüşme imkanı sağlayan IP santral sistemleri tercih edilmelidir.


3- HAREKETLİ KULLANICILAR
Sahada çalışan satıcılar, teknik servis görevlileri vb. hareketli kullanıcılar yüksek iletişim maliyetleri oluşturabilir. IP santralların temel uygulamaları sayesinde hareketli kullanıcılar merkezlerle veya kendi aralarında ücretsiz konuşabilirler.

 
4- ROBOT OPERATÖR (IVR-OTOMATİK KARŞILAMA) ve SESLİ MESAJ
Önceden kaydedilen karşılama mesajını ve arayanların tuşlarla seçim yapabilecekleri uygulama menülerini içeren robot operatörler şirketinizin kurumsal kimliğini ön plana çıkarmada etkili bir yoldur. Bunun yanında telefon ve iletişim trafiğini kolaylaştırarak çalışanlarınıza daha sakin bir çalışma ortamı sunar. Cevaplayamadığınız çağrılar, e-posta yolu ile de gönderilebilen sesli mesajlar olarak kaydedilebilir. Böylelikle mesajı istediğiniz an dinlemeniz mümkün olur.
Soru: Kurumsal imajımızı güçlendirecek özel karşılama mesajı ve yönlendirmeye ihtiyacımız var mı? Cevapsız çağrılara her an her yerden ulaşmamız gerekiyor mu?
 
5- GSM TERMİNALLERİ(FCT) VE LCR ÖZELLİĞİ
Sabit hatların yanında GSM hatlarınız da santral sisteminize dış hat olarak bağlanabilir. GSM operatörlerinin sağladığı imkanlardan ve tarifelerden faydalanabilirsiniz. Bununla beraber LCR özelliği ile yaptığınız aramaları otomatik olarak en ucuz tarifeli hat (GSM hattı, Türk Telekom hattı , alternatif operatör,vb.) üzerinden gerçekleştiren santral sistemleri iletişim maliyetlerinizden tasarruf etmenizi sağlar.


6- GÖRÜNTÜLÜ GÖRÜŞME
Görüntülü telefon, özel set veya yazılım tabanlı telefonlarla uzak ofis, hareketli kullanıcılar ve dış hatlarla yapabileceğiniz görüntülü görüşmeler iletişimde mesafe zorluklarını ortadan kaldırarak yüz yüze, samimi ve şeffaf bir şekilde iletişim kurmanızı sağlar.


7- KONFERANS
Santral sisteminizin sağladığı konferans yapabilme özelliğiyle aynı anda birçok kişiyle beraber konuşarak karar alma sürecinizi kısaltabilirsiniz. Bu sayede toplantı sayısı, süreleri ve maliyetlerini azaltabilirsiniz.


8- GÖRÜŞME/SES KAYDI
Yaptığınız görüşmeler otomatik olarak santral sisteminiz tarafından kaydedilebilmektedir. Böylece müşteri memnuniyeti ve iletişim güvenliği sağlanmaktadır. Özellikle hızlı karar alınması gereken sektörlerde, müşteri ve iş ortakları ile yapılan görüşmelerde bu yolla yapılan otomatik belgelendirmeler fayda sağlamaktadır.


9- ENTEGRASYON
Santral sisteminizin e-posta, CRM sistemlerine, çağrı merkezi çözümlerine, kameralı güvenlik sistemlerine ve hırsız alarm sistemlerine entegrasyonu mümkündür. Örneğin işyerinizin güvenliğini cep telefonunuzdan takip edebilir ya da görüşme bilgilerinizi CRM üzerinde görebilirsiniz. Bu tümleşik çalışma şekillerini sunan santral sistemlerini seçerseniz iş yerinde cihaz kalabalığı yaratmamış, tasarruf yapmış ve sistemlerin toplan faydasını arttırmış olursunuz.

 

10- SİSTEM ALTYAPISI, KABLOLAMA
Sistem altyapısı verimlilik, etkinlik ve yönetim açısından önemli bir rol oynamaktadır. IP Santrallarda altyapıda ekstra kablolamaya gerek kalmadan mevcut network altyapısını kullanabilirsiniz.

 
11- UÇ BİRİMLER/ÇEVRE BİRİMLERİ
Telefon santralları; telefon, faks makinesi, modem, cep telefonu, cep bilgisayarı vb. çevre birimlerine sahip olabilir. Bu konuda dikkat etmeniz gereken nokta, çevre birimlerinin standart özellikleri ve protokolleri desteklemesidir. Örneğin SIP bunlardan biridir. SIP destekleyen santralınız ile iPhone veya Android telefonunuza kuracağınız yazılım ile cep telefonunuzu dahili numaranız üzerinden kullanabilirsiniz. Çevre birimlerinin bu ve benzeri uygulamalara uyumlu olması gelişen ve değişen teknolojilerden kolayca faydalanmanızı sağlar.


12- YÖNETİM VE RAPORLAMA
Santral sisteminizde her abonenin çağrı kayıtları tutulabilir ve istendiğinde buna dair raporlar alınabilir. Bu demek oluyor ki santral sisteminin çağrı kayıt yazılımına sahip olmasıyla kazanacağınız raporlama özelliği sayesinde iş süreçlerini analiz edebilirsiniz. Hangi çalışanınızın hangi numara ile ne kadar süre görüştüğünü istediğiniz gibi kontrol edebilirsiniz.  Ayrıca bu işlemleri VPN ile web tarayıcınızdan yapabilirsiniz.

 
13- GÜVENLİK
Günümüzde her türlü verinin ve bilginin değeri çok büyük. Özellikle IP santrallar için network üzerinden santralin hacklenmesi ihtimali vardır. Maalesef bu konuya gereken önem gösterilmiyor.  

 

14- DURUM BİLGİSİ, ANLIK MESAJ
Abonelerin kendi aralarında yapabilecekleri anlık mesajlaşma, e-postayla yazışmada olan bekleme süresini ortadan kaldırır. Tüm yazışmalar kaydedilir ve Santral ile tümleşik çalışılır. Durum bilgisi özelliğiyle de ulaşılabilirliğinizi kontrol edebilirsiniz; bu sayede çalışanlar meşgul oldukları zaman istenmeyen bölünmelere ve dikkat dağınıklıklarına maruz kalmazlar. Aynı zamanda bunu diğer abonelere de göstereceğiniz için oluşabilecek iletişim hatalarını da engellemiş olursunuz.


15- MALİYET
Maliyet konusunda dikkat etmeniz gereken 3 nokta bulunuyor: Altyapı maliyeti, ilk yatırım maliyeti, toplam sahip olma ve işletme maliyeti. Telefon santralınızı seçerken analog bir sistem tercih edebilirsiniz. Bu durumda ilk yatırım maliyetiniz düşük olacaktır. Gelişmiş IP tabanlı bir santral sisteminin ilk yatırım maliyeti daha fazla gözükse de yukarıda da açıklanan birçok özellikle toplam sahip olma ve işletme maliyetlerinde ciddi tasarruf sağlayacaktır. Gelişmiş özellikler ise çalışanlarınızın verimini ve müşteri memnuniyetini gözle görülür ölçüde yükseltecektir.  IP santralların ek kablolama maliyeti yaratmaması ise ayrı bir avantajdır.  Santral çok uzun süre kullanılabilen bir ofis ekipmanı olduğu için maliyet hesaplarınızı yaparken en az 5-8 yıllık süreleri göz önünde bulundurmanızı öneririz. 

 Sanal Santral (Bulut Santral) Nedir?

Sanal Santral (Bulut Santral), eski tip fiziksel telefon santrallerinin yerini alan, sanallaştırma teknolojisiyle internet üzerinden hizmet veren, internetin olduğu her yerden santral özelliklerini kullanabileceğiniz internet tabanlı yeni nesil telefon santralidir.

Eski tip analog telefon santrallerin yerini alan sanal santralde (bulut santral) yatırım maliyeti gerektiren fiziksel bir santral kurulmasına gerek yoktur ve tamamen internet üzerinden çalışır. Yani internetin olduğu her yer sizin ofisinizdir!

Sanal santralle, karmaşık kablo yapılarından kurtulabilir, teknolojik, esnek yapısı ve kullanıcı dostu ara yüzüyle destek ücreti ödemeden kendiniz yönetebilirsiniz.

Her şubeniz için ayrı bir santral yatırımı yapmanıza gerek olmadan tek bir sanal santral ile tüm şubelerinizin telefon santrali ihtiyacını karşılayabilir, şubeler arası iletişim maliyetlerinizi sıfırlayabilirsiniz.

Sanal Santral Kullanmanın Avantajları

Yatırım Maliyeti Yoktur.

Sanal santral için kurulum ücreti ödemezsiniz. Aylık kiralama modeliyle kullanılır.

Taahhüt Yoktur.

Sanal Santral için herhangi bir taahhüt altına girmezsiniz. İstediğiniz zaman hizmeti sonlandırabilme imkanınız vardır.

Hızlı Kurulum

Sanal santraliniz yarım gün içinde hazırlanır. Hemen kullanmaya başlayabilirsiniz.

Kesintisiz Erişim / İletişim

Sanal santral datacenter ortamında barındırıldığından dolayı internet ve elektrik kesintisine uğramaz. Numaranız lokasyonunuzdaki kesintilerden etkilenmez.

Sanal Santral Güvenlidir.

Sanal santrale erişim sadece belirlenmiş statik ip ‘lerce mümkündür. Atak önleme sistemi ve çeşitli güvenlik önlemleri alınmıştır.

Ücretsiz Destek, Bakım ve Güncelleme

Sanal santral güncellemeleri için ekstra bir ücret ödemezsiniz. Destek ve bakım hizmeti ücretsizdir.

Kullanımı Kolaydır.

Sanal santral arayüzü basit kullanışlıdır. Web arayüzüne erişerek raporlama, ses kayıtlarına erişim, meşguliyet paneli görüntüleme v.b. işlemleri kolayca yapabilirsiniz.

Yüksek Kapasitelidir.

Sanal santral sisteminde eş zamanlı olarak yüksek kapasitede çağrı alabilir, arama yapabilirsiniz.

 

Genişlemek Kolaydır.

Sanal santralde dahili ve dış hat kapasitesinin arttırılması kolay ve maliyetsizdir. Her bir dahili artırımı için ip telefon kullanmak yeterlidir.

Yedeklik, Akıllı Yönlendirme

SanalSantral (Bulut Santral), lokasyonunuzdaki internetin kesilmesi durumunda çağrılarınızı otomatik olarak cep telefonlarınıza yönlendirir.

CRM 'imizle Entegre Edebilirsiniz.

Kullanmış olduğunuz CRM ile sanal santrali entegre edebilirsiniz.

Taşınmak Kolaydır.

Sanal santralinizi internet ağının olduğu her yerde kullanabilirsiniz. Taşınma gibi durumlarda sadece ip telefonlarınızı taşımanız yeterli olmaktadır.

 

Sanal Santral Özellikleri

 

Anket Robotu

Anket çalışmalarını çok hızlı ve detaylı bir şekilde yapabilmektesiniz.

Sipariş Robotu

Telefonlarınızı açmadan otomatik sipariş alabilir satışlarınızın arttırabilirsiniz.

Duyuru / Kampanya Robotu

Mevcut müşterilerinize veya yeni ulaşmak istediğiniz müşterilere kampanyalarınızı duyurabilirsiniz.

Memnuniyet Robotu

Memnuniyet Robotu

Müşterilerinize rakiplerden daha iyi hizmet verip veremediğinizi ölçebilmek için bu robotumuzu kullanabilirsiniz.

Akıllı Telefonlar için Softphone

Akıllı Telefonlar için Softphone

Sanal Santral ile tüm akıllı telefonlar, tabletler ve bilgisayarlarda kullanabileceğiniz softphone uygulaması ile dahili hattınız gittiğiniz her yere taşıyabilirsiniz, üstelik tamamen ücretsiz.

Karşılama Robotu (IVR)

Sanal Santral ile sizin arayanlara profesyonel bir karşılama anonsu ile karşılama sağlayıp, kolayca istedikleri kişiye ve departmana ulaşmasını sağlayabilirsiniz. Veritabanı entegreli özel çözümleriniz için Sanal Santral Pİ özelliğimizden faydalanabilirsiniz.

Bekleme Müziği

Sanal Santral ile sizi arayanlara güzel müzikler dinletebilir, beklerken sıkılmaktan kurtarabilirsiniz. İsterseniz beklerken onlara firmanıza özel reklam anonsları dinletebilirsiniz.

Yönlendirme

Sanal Santral ile gelen çağrılarınız önce dahilinize sonra cep telefonunuza, daha sonra diğer dahili hatta veya sesli mesaj kutunuza düşebilir. Yani siz nasıl isterseniz ve nerede olursanız çağrılar size her şekilde ulaşır.

 

 

Konferans Özelliği

Sanal Santral sistemi ile ekstra maliyet olmadan sesli ve görüntülü konferans yapabilir, müşterilerinize, personellerinizle ve şubelerinizle anında konferans yapabilir, iletişiminizi güçlendirebilirsiniz.

Çağrı Merkezi Özelliği

Sanal Santral'in çağrı merkezi özelliği ile arayan müşterilerinizi profesyonel olarak karşılayıp doğru personele en hızlı şekilde ulaştırabilir, her çağrıyı doğru şekilde analiz edebilirsiniz. Bekleyen müşterilere kaçıncı sırada oldukları ve ne kadar süre bekleyecekleri konusunda bilgilendirme anonsları yapılır.

Görüşme Ses Kaydı

Sanal Santral iel santralinizdeki tüm ses görüşmelerini kayıt altına alabilir, müşteri şikayeti durumunda analiz etmek üzere anında indirebilir ve dinleyebilirsiniz.

Ofisler Arası Ücretsiz

Ofisler Arası Ücretsiz

Sanal Santral ile merkez ve ofisleriniz arasında tamamen ücretsiz ve süresiz görüşme yapabilir, iletişim giderlerinizi azaltabilirsiniz. Şube ve ofislerinizin telefon hatlarını da Sanal Santral'e dahil edip tek merkezi bir sistem gibi kullanabilirsiniz.

Faks Gönder/Al

Sanal Santral ile faks gönderebilir ve alabilirsiniz, gelen fakslarınız sistemde arşivlenir. Fakslarınızı isterseniz email ile gönderebilirsiniz.

Detaylı Raporlama Özelliği

 Sanal Santral ile santralinize gelen ve giden tüm çağrıların detaylı raporlamasını alabilir, çağrı merkezi seyiyesinde bu raporlarınızı yorumlayabilirsiniz. Bu raporlama modülü ile her çağrınızı özenle değerlendirip satışlarınızı attırabilirsiniz.